Mobile Zeiterfassung und DATEV: Schnittstellen, Apps und KMU-Praxis

Eine mobile Zeiterfassung für DATEV funktioniert, indem Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden per Smartphone-App dokumentieren und das System diese Daten über eine definierte Schnittstelle an die Lohnbuchhaltung übergibt. Sie benötigen dafür nicht zwingend eine App von DATEV selbst, sondern können spezialisierte HR-Software nutzen, die strukturierte Export-Dateien für Ihren Steuerberater erzeugt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie die technische Anbindung in der Praxis gelingt und welche rechtlichen Rahmenbedingungen kleine und mittlere Unternehmen beachten müssen.

Warum die mobile Erfassung für die Lohnabrechnung unverzichtbar ist

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) prägen handschriftliche Stundenzettel oder komplexe Excel-Tabellen noch immer den Monatswechsel. Diese manuelle Dokumentation kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern ist auch extrem fehleranfällig. Wenn ein Handwerksbetrieb mit fünfzehn Angestellten die wöchentlichen Arbeitszeiten händisch zusammenträgt, verbringt die Geschäftsführung oft mehrere Stunden mit dem Entziffern von Notizen.

Anschließend werden diese unstrukturierten Daten an die Steuerkanzlei übermittelt. Der Steuerberater muss die Zeiten manuell in das DATEV-System abtippen. Jeder händische Übertrag birgt das Risiko von Zahlendrehern, die zu fehlerhaften Gehaltsabrechnungen führen. Zudem stellt die Steuerkanzlei den zeitlichen Aufwand für die manuelle Dateneingabe in der Regel in Rechnung. Eine digitale, mobile Lösung löst dieses Problem an der Wurzel. Die Daten werden direkt am Einsatzort erfasst, im System validiert und am Monatsende als fertiger Datensatz exportiert.

Technische Umsetzung: Wie kommen die Zeiten in die DATEV-Software?

Die Übergabe von Arbeitszeiten an die Lohnbuchhaltung erfordert ein technisches Format, das die Systeme der Steuerkanzlei fehlerfrei verarbeiten können. In Deutschland sind DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt die beiden marktführenden Programme für die Entgeltabrechnung. Um Daten aus einer mobilen Zeiterfassungs-App in diese Systeme zu übertragen, haben sich in der Praxis zwei Hauptwege etabliert.

Der klassische Weg ist der sogenannte ASCII-Export. Die Zeiterfassungssoftware generiert am Monatsende eine strukturierte Textdatei im CSV- oder ASCII-Format, die genau den Spezifikationen der DATEV entspricht. Diese Datei laden Sie über das DATEV-Portal hoch oder senden sie datenschutzkonform an Ihre Steuerkanzlei. Der Steuerberater importiert die Datei mit wenigen Klicks in sein System.

Der modernere Weg verläuft über den DATEV-Lohnimportdatenservice. Hierbei handelt es sich um eine direkte API-Schnittstelle (Application Programming Interface). Wenn Ihre Software über diese Schnittstelle verfügt, werden die genehmigten Monatsstunden auf Knopfdruck verschlüsselt direkt in das DATEV-Rechenzentrum übertragen. Der Steuerberater sieht die Daten sofort in seiner Software und kann die Abrechnung ohne weitere Zwischenschritte anstoßen.

Die entscheidende Rolle der Lohnarten

Damit der Import reibungslos funktioniert, müssen die erfassten Zeiten den korrekten sogenannten Lohnarten zugeordnet werden. Die Zeiterfassungssoftware weiß zunächst nur, dass ein Mitarbeiter acht Stunden gearbeitet hat. Die DATEV-Software muss jedoch wissen, ob es sich dabei um reguläre Arbeitszeit, steuerfreie Sonntagszuschläge oder bezahlten Urlaub handelt.

Vor der ersten Datenübertragung richten Sie daher ein sogenanntes Mapping ein. Sie weisen den verschiedenen Ereignissen in der Zeiterfassung eine spezifische dreistellige Nummer zu, die der Steuerberater in DATEV angelegt hat. Reguläre Stunden erhalten dann beispielsweise die Lohnart 200, während Überstunden mit der Lohnart 210 an das System übermittelt werden. Dieser einmalige Einrichtungsaufwand garantiert, dass die monatliche Abrechnung im Anschluss vollautomatisch und fehlerfrei durchläuft.

Vergleich: DATEV-eigene Lösung vs. spezialisierte HR-Software

Unternehmen stehen oft vor der Frage, ob sie eine App direkt von DATEV oder die Software eines Drittanbieters nutzen sollen. Beide Ansätze haben spezifische Vor- und Nachteile für den Mittelstand.

Viele KMU entscheiden sich für spezialisierte Cloud-Lösungen. Der Grund liegt in der täglichen Nutzung durch die Belegschaft. Eine App, die täglich von Handwerkern, Pflegekräften oder Vertrieblern genutzt wird, muss absolut selbsterklärend sein. Spezialisierte Cloud-Lösungen wie TodayOff bieten beispielsweise ein Komplettpaket für 2,99 € pro Nutzer und Monat, mit dem Sie die Zeiten mobil und intuitiv erfassen und monatlich einen sauberen Stundenreport für Ihren Steuerberater bereitstellen — die Übernahme in LODAS oder Lohn und Gehalt erledigt dann die Kanzlei.

Rechtliche Anforderungen an die Datenerfassung

Die Einführung einer mobilen Zeiterfassung ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der gesetzlichen Compliance. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und die nachfolgende Bestätigung durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) haben deutlich gemacht, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeiten bereitstellen müssen.

Der Gesetzgeber verlangt im § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, dass Arbeitszeiten systematisch aufgezeichnet werden. Zwar toleriert der aktuelle Gesetzestext in einigen Ausnahmen noch die Papierform, doch die Rechtsprechung verlangt längst präzisere und fälschungssichere Nachweise. Besonders bei der Dokumentation von Pausenzeiten und der Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten von acht beziehungsweise zehn Stunden am Tag bietet eine digitale App enorme Vorteile. Das System warnt Führungskräfte automatisch, wenn Ruhezeiten unterschritten werden.

Zusätzliche Orientierung zu den aktuellen Vorgaben bietet das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), das auf seiner Webseite detaillierte Fragen zur Arbeitszeitbeurteilung beantwortet. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihr Unternehmen rechtssicher auf kommende Gesetzesänderungen vorbereiten, empfehlen wir unseren ausführlichen Artikel Arbeitszeitreform 2026: Was die neuen Pflichten für Ihre Zeiterfassung bedeuten.

Urlaub, Krankheit und Überstunden in der DATEV-Schnittstelle

Eine reine Stempeluhr greift im betrieblichen Alltag oft zu kurz, da sie Ausfallzeiten nicht ausreichend abbildet. Für eine korrekte Gehaltsabrechnung in DATEV muss der Steuerberater zwingend wissen, an welchen Tagen ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausgefallen ist oder bezahlten Urlaub in Anspruch genommen hat. Nur so können Erstattungen im Rahmen der U1-Umlage (Lohnfortzahlung im Krankheitsfall) bei den Krankenkassen geltend gemacht werden.

Eine durchdachte mobile Zeiterfassung integriert daher ein vollständiges Abwesenheitsmanagement. Wenn ein Mitarbeiter über das Smartphone einen Urlaubsantrag stellt und dieser genehmigt wird, trägt das System die entsprechenden Soll-Stunden für diesen Tag automatisch ein. Am Monatsende übergibt der Export diese Tage mit der entsprechenden Lohnart an DATEV. Auch der Aufbau von Gleitzeit muss exakt dokumentiert werden. Wie Sie Mehrarbeit rechtssicher handhaben, lesen Sie in unserem Beitrag Arbeitszeitkonten und Gleitzeit: Plus und Minus im Griff.

Einführung im Betrieb: Ein Praxis-Leitfaden für KMU

Der Wechsel von der Zettelwirtschaft zur mobilen Datenerfassung mit DATEV-Anbindung erfordert eine strukturierte Vorgehensweise. Folgende Schritte haben sich in der Praxis von kleinen und mittleren Unternehmen bewährt.

Im ersten Schritt analysieren Sie den Ist-Zustand und binden Ihre Steuerkanzlei frühzeitig ein. Fragen Sie Ihren Sachbearbeiter, in welchem Format er die Daten bevorzugt benötigt (ASCII-Import oder direkter API-Datenservice) und lassen Sie sich eine Liste der aktuell genutzten Lohnarten geben. Diese Vorbereitung verhindert spätere Komplikationen beim ersten Datenimport.

Im zweiten Schritt richten Sie die Software ein und übertragen die Lohnarten in die Systemeinstellungen. Legen Sie die Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeiter an, definieren Sie Pausenregelungen und weisen Sie die Zugangsberechtigungen zu. Starten Sie anschließend mit einem Testlauf. Es empfiehlt sich, einen Pilotmonat durchzuführen, in dem ein kleines Team von drei bis fünf Mitarbeitern die App im echten Arbeitsalltag testet. Am Ende dieses Monats generieren Sie die Exportdatei und übergeben diese probeweise an den Steuerberater, um die saubere Verarbeitung in LODAS oder Lohn und Gehalt zu verifizieren.

Der dritte Schritt ist das Onboarding der gesamten Belegschaft. Eine transparente Kommunikation ist hierbei unerlässlich, um Vorbehalte bezüglich Überwachung abzubauen. Erklären Sie dem Team, dass die Software in erster Linie dem Schutz der eigenen Arbeitszeit dient und eine korrekte, pünktliche Lohnabrechnung garantiert. Weitere wertvolle Tipps für die Einführung neuer HR-Tools finden Sie in unserem Ratgeber Digitale Transformation im Personalwesen: So gelingt der Start für KMU.

Häufige Fragen

Muss ich zwingend eine DATEV-eigene App für die Zeiterfassung nutzen?

Nein, Sie sind nicht an die Softwareprodukte der DATEV gebunden. Sie können jede moderne HR-Software verwenden, sofern diese einen Export im DATEV-Format (wie ASCII oder CSV) anbietet oder über die DATEV-Schnittstelle (Lohnimportdatenservice) verfügt. Drittanbieter-Lösungen sind für kleine Teams oft deutlich kostengünstiger und intuitiver in der täglichen Handhabung.

Dürfen Mitarbeiter ihr privates Smartphone für die Zeiterfassung nutzen?

Ja, das sogenannte Bring-Your-Own-Device (BYOD) ist bei der Zeiterfassung weit verbreitet und rechtlich zulässig, sofern der Datenschutz gewährleistet ist. Die Nutzung privater Geräte erfordert jedoch die freiwillige Zustimmung der Mitarbeitenden. Alternativ müssen Sie als Arbeitgeber betriebliche Endgeräte oder stationäre Terminals im Betrieb zur Verfügung stellen.

Was passiert, wenn auf der Baustelle keine Internetverbindung besteht?

Gute mobile Zeiterfassungs-Apps verfügen über einen Offline-Modus. Die Mitarbeiter können sich ganz normal einstempeln und ihre Arbeitszeiten eintragen, während die Daten lokal auf dem Gerät zwischengespeichert werden. Sobald das Smartphone wieder mit dem mobilen Datennetz oder einem WLAN verbunden ist, synchronisiert die App die Zeiten automatisch mit dem zentralen System.

Ersetzt die mobile Zeiterfassung den Stundenzettel komplett?

Ja, eine digitale und revisionssichere Erfassung der Arbeitszeiten ersetzt den handschriftlichen Stundenzettel vollständig. Wenn die Software die gesetzlichen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes erfüllt, benötigen Sie keine zusätzlichen Papierausdrucke für die Zollprüfung oder das Gewerbeaufsichtsamt. Ihr Steuerberater erhält alle notwendigen Daten direkt digitalisiert.

Fazit

Eine mobile Zeiterfassung mit direkter DATEV-Anbindung ist für kleine und mittlere Unternehmen der effektivste Weg, die monatliche Lohnabrechnung zu beschleunigen und gleichzeitig die gesetzlichen Dokumentationspflichten zu erfüllen. Indem Sie sich von fehleranfälligen Papierprozessen verabschieden und auf strukturierte Exportdateien setzen, reduzieren Sie den administrativen Aufwand drastisch. Ihr Steuerberater profitiert von sauberen Daten, während Ihre Mitarbeiter von einer transparenten und fairen Arbeitszeiterfassung profitieren. Die Einführung einer solchen Lösung erfordert lediglich eine gute Vorab-Kommunikation mit der Steuerkanzlei bezüglich der Lohnarten, amortisiert sich aber meist schon im ersten Monat der Nutzung.