Arbeitszeitreform 2026: Was die neuen Pflichten für Ihre Zeiterfassung bedeuten

Elektronische Zeiterfassungspflicht, flexible Wochenarbeitszeit, Datenschutz: Was Arbeitgeber ab 2026 umsetzen müssen – kompakt erklärt.

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Zeiterfassungspflicht in Deutschland 2026: Was Arbeitgeber jetzt wirklich beachten müssen

Seit dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland Realität – auch wenn ein spezifisches Gesetz dazu bis heute fehlt. Dieser Artikel erklärt, was bereits gilt, was sich möglicherweise ändern wird, und wie KMU sich jetzt sinnvoll vorbereiten können.

Was heute gilt: BAG-Urteil 2022 und § 3 ArbSchG

Grundlage der aktuellen Zeiterfassungspflicht ist das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das Gericht stellte fest, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht – konkret nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) – verpflichtet sind, ein System einzurichten, mit dem die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden kann.

Das BAG stützte sich dabei auf eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Jahr 2019 (Rs. C-55/18 – CCOO), die Mitgliedstaaten zur Einführung objektiver und verlässlicher Arbeitszeiterfassungssysteme verpflichtet.

Was jetzt gilt:

  • Arbeitgeber müssen ein geeignetes System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten betreiben.
  • Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
  • Konkrete gesetzliche Regelungen zu Aufbewahrungsfristen, Bußgeldern oder Stufenplänen gibt es derzeit nicht – diese wären erst durch ein spezifisches Gesetz zu schaffen.
  • Die Art des Systems (digital oder analog) schreibt das BAG-Urteil nicht vor.

Was noch nicht gilt:

Es gibt derzeit kein spezifisches Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, das Detailregeln, Bußgelder oder Stufenpläne nach Betriebsgröße festlegt. Ein solches Gesetz ist angekündigt, aber noch nicht in Kraft.

Was geplant ist: der angekündigte Referentenentwurf

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) unter Bundesministerin Bärbel Bas hat angekündigt, voraussichtlich im Juni 2026 einen Referentenentwurf für ein spezifisches Arbeitszeiterfassungsgesetz vorzulegen. Ein solcher Entwurf ist jedoch noch nicht verabschiedet und muss zunächst das gesamte Gesetzgebungsverfahren (Kabinettsberatung, Bundesrat, Bundestag) durchlaufen.

Wichtig: Ein Referentenentwurf ist der erste interne Bearbeitungsschritt innerhalb des Ministeriums. Er hat keine Rechtskraft und kann sich im weiteren Verfahren noch erheblich verändern oder scheitern.

Was der angekündigte Entwurf voraussichtlich regeln soll (auf Basis bisheriger Berichte – ohne Gewähr für den endgültigen Gesetzestext):

  • Konkretisierung der Pflichten aus dem BAG-Urteil durch eine explizite gesetzliche Grundlage
  • Mögliche Festlegung von Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitdaten
  • Mögliche Regelungen zu Sanktionen bei Verstößen
  • Eventuell gestaffelte Einführungsfristen je nach Betriebsgröße

Was nicht als sicher gelten darf:

  • Konkrete Bußgeldhöhen
  • Genaue Stufenpläne nach Mitarbeiterzahl
  • Spezifische Aufbewahrungsfristen
  • Technische Anforderungen an Erfassungssysteme

Diese Details sind erst nach Vorliegen und Verabschiedung des Gesetzes verbindlich.

Die aktuelle Lage auf einen Blick

Aspekt Heute geltend Noch nicht geregelt
Grundsatzpflicht zur Zeiterfassung ✅ BAG-Urteil 13.09.2022 + § 3 ArbSchG —
Aufbewahrungsfrist ❌ Kein Gesetz Offen bis zum neuen Gesetz
Bußgelder bei Verstößen ❌ Kein spezifisches Gesetz Offen bis zum neuen Gesetz
Stufenplan nach Betriebsgröße ❌ Kein Stufenplan in Kraft Möglicher Inhalt des Entwurfs
Technische Anforderungen ❌ Nicht gesetzlich definiert Offen bis zum neuen Gesetz

Was bedeutet das für KMU in der Praxis?

Auch ohne ein spezifisches Gesetz müssen Arbeitgeber heute handeln: Das BAG-Urteil in Verbindung mit § 3 ArbSchG begründet eine rechtlich durchsetzbare Pflicht zur Zeiterfassung. Unternehmen, die bisher kein System einsetzen, setzen sich dem Risiko arbeitsrechtlicher Konsequenzen aus.

Empfehlungen für jetzt:

  1. Prüfen Sie Ihre aktuelle Praxis: Haben Sie ein System, das die geleistete Arbeitszeit objektiv und verlässlich dokumentiert?
  2. Wählen Sie eine zukunftssichere Lösung: Digitale Systeme sind anpassungsfähiger, wenn das neue Gesetz konkrete technische Anforderungen stellt.
  3. Informieren Sie Ihre Belegschaft: Klären Sie Ihre Mitarbeitenden über das System und deren Rechte auf.
  4. Bleiben Sie informiert: Wenn der Referentenentwurf vorliegt, sollten Sie die konkreten Anforderungen prüfen und Ihr System ggf. anpassen.

Wie TodayOff Ihnen jetzt schon hilft

TodayOff bietet eine digitale Zeiterfassungslösung, die bereits heute die Anforderungen des BAG-Urteils erfüllt: objektiv, verlässlich und für alle Beschäftigten zugänglich. Wenn das neue Gesetz konkrete Detailregeln einführt, stellen wir sicher, dass unsere Software entsprechend aktualisiert wird.

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Häufige Fragen (FAQ)

Gilt die Zeiterfassungspflicht schon für alle Unternehmen?

Ja – das BAG-Urteil 2022 in Verbindung mit § 3 ArbSchG gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von der Unternehmensgröße. Es gibt derzeit keinen gesetzlichen Stufenplan.

Ab wann greift das neue Gesetz?

Das ist noch nicht bekannt. Bis ein Referentenentwurf vorgelegt, im Gesetzgebungsverfahren beraten und verabschiedet ist, können Monate vergehen. Verlassen Sie sich nicht auf Aussagen über konkrete Daten – diese sind zum jetzigen Zeitpunkt spekulativ.

Welche Bußgelder drohen bei Verstößen?

Das aktuelle Recht enthält keine spezifischen Bußgeldregelungen für fehlende Arbeitszeiterfassung. Solche Regelungen könnten mit dem neuen Gesetz kommen – aber konkrete Beträge sind zum jetzigen Zeitpunkt unbekannt.

Muss die Zeiterfassung elektronisch erfolgen?

Das BAG-Urteil schreibt keine bestimmte Methode vor. Das geplante Gesetz könnte dies konkretisieren – aber auch das ist noch offen.

Dieser Artikel gibt den Rechtsstand vom Juni 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Da das Gesetzgebungsverfahren noch läuft, empfehlen wir, aktuelle Entwicklungen im BMAS und bei Ihrem Arbeitsrechtsberater zu verfolgen.