Zeiterfassung Sommerbetrieb 2026 — Überstunden & ArbZG

Der Sommer stellt Zeiterfassung auf eine harte Probe: Weniger Leute im Büro, mehr Arbeit pro Kopf, und das Überstundenkonto läuft schneller voll als in ruhigeren Monaten. Gleichzeitig gelten die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen unabhängig von der Besetzungslage. Dieser Artikel erklärt, was gilt und wie KMU Überstunden und Unterbesetzung sauber managen.

Die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen: Was gilt 2026?

Grundlage für alle Arbeitszeitfragen ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Die zentralen Regeln:

Tägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG)

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Das bedeutet: 10-Stunden-Tage sind nicht dauerhaft erlaubt, sondern müssen durch kürzere Tage oder freie Tage ausgeglichen werden.

Quelle: § 3 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html

Ruhezeiten (§ 5 ArbZG)

Die Ruhezeit beträgt mindestens 11 Stunden. Zwischen dem Ende des Arbeitstages und dem Beginn des nächsten Arbeitstages müssen also immer mindestens 11 Stunden liegen.

Quelle: § 5 ArbZG, gesetze-im-internet.de

Pausen (§ 4 ArbZG)

• Arbeitszeit > 6 Stunden: mind. 30 Minuten Pause
• Arbeitszeit > 9 Stunden: mind. 45 Minuten Pause
• Pausen müssen im Voraus feststehen, keine Arbeit während der Pause

Geplante ArbZG-Reform: Noch kein geltendes Recht

Hinweis: Im Jahr 2026 wird eine Reform des Arbeitszeitgesetzes diskutiert, die die tägliche Höchstgrenze durch eine wöchentliche ersetzen würde. Diese Reform ist zum Stand Juni 2026 noch nicht in Kraft getreten. Das aktuell gültige Recht bleibt die tägliche Höchstarbeitszeit von 8/10 Stunden. Arbeitgeber sollten sich auf geltendes Recht stützen und Gesetzentwürfe nicht als gültig behandeln.

Warum Überstunden im Sommer besonders riskant sind

Wenn ein Drittel der Belegschaft Urlaub hat und die verbleibenden Kolleginnen die Arbeitslast kompensieren sollen, entstehen strukturelle Überarbeitungsrisiken:

• Regel wird zur Ausnahme: Aus dem gelegentlichen 10-Stunden-Tag wird wochenlanger Standard
• Ausgleich findet nicht statt: Wer nach dem Sommer im September wieder voll besetzt ist, vergisst den Überstunden-Ausgleich aus dem Juli
• Gesundheitsrisiko: Chronische Überarbeitung über mehrere Sommermonate schadet der Gesundheit und erhöht langfristig die Fehlzeiten

Was Arbeitgeber konkret tun müssen

1. Arbeitszeiten dokumentieren

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Grundsatzurteil (13. September 2022) für alle Arbeitnehmer verbindlich. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, auch für Teilzeitkräfte und Aushilfen.

Im Sommerbetrieb bedeutet das: Überstunden müssen systematisch erfasst und nicht einfach „vergessen" werden.

2. Grenzwerte überwachen

Richten Sie Warnmeldungen oder regelmäßige Reviews ein, wenn Mitarbeitende:

• An mehreren Tagen hintereinander mehr als 8 Stunden arbeiten
• Den 10-Stunden-Grenzwert erreichen
• Die Ruhezeit von 11 Stunden nicht einhalten

Moderne Zeiterfassungssysteme können diese Grenzen automatisch prüfen und Führungskräfte informieren, bevor aus einem Verstoß ein rechtliches Problem wird.

3. Ausgleich aktiv planen

Überstunden aus dem Juli/August müssen innerhalb des Ausgleichszeitraums (6 Monate) kompensiert werden. Das ist keine Kulanzleistung, sondern rechtlich vorgeschrieben.

Praxis-Tipp: Führen Sie ein Überstundenkonto pro Mitarbeitendem und vereinbaren Sie schon im Sommer, wann der Ausgleich genommen wird (z.B. im September/Oktober in ruhigeren Wochen).

Unterbesetzung im Sommer: Wie viel ist zumutbar?

Unterbesetzung ist unangenehm für alle, aber was ist rechtlich zumutbar?

Keine Pflicht zur Mehrarbeit über gesetzliche Grenzen: Auch wenn die Arbeitslast hoch ist, können Arbeitgeber Mitarbeitenden nicht dauerhaft mehr als 10 Stunden täglich abverlangen. Die Arbeitszeitgrenzen gelten absolut.

Weigerungsrecht: Mitarbeitende können berechtigt Überstunden verweigern, die gegen das ArbZG verstoßen. Eine Kündigung aus diesem Grund ist nicht zulässig.

Konsequenzen für Arbeitgeber: Wer die Arbeitszeitgrenzen systematisch überschreitet, riskiert Bußgelder bis zu 15.000 Euro pro Verstoß (§ 22 ArbZG) und im Wiederholungsfall strafrechtliche Konsequenzen für Verantwortliche.

Zeiterfassung mobil: Die Lösung für den Sommer

Im Sommer arbeiten mehr Menschen von unterwegs, im Homeoffice oder an wechselnden Standorten. Die Zeiterfassung muss das abbilden können, ohne dass Führungskräfte täglich nach Stundenzetteln fragen müssen.

Vorteile mobiler Zeiterfassung:

• Mitarbeitende erfassen Zeiten bequem per Smartphone
• Überstunden sind in Echtzeit sichtbar
• Arbeitgeber sehen sofort, wenn Grenzen erreicht werden
• Keine Nacherfassung von Papierstundenzetteln am Monatsende

TodayOff bietet eine digitale Zeiterfassung mit QR-Code-Funktion: Mitarbeitende stempeln sich per Handy ein und aus, auch ohne festen Büroarbeitsplatz. Führungskräfte sehen Zeitkonten, Überstundensalden und Grenzwert-Warnungen direkt im System. Jetzt kostenlos testen.

Checkliste: Zeiterfassung Sommerbetrieb

• Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeitenden aktiv, auch Aushilfen und Ferienjobber
• Tageshöchstgrenzen (8h/10h) im System hinterlegt
• Überstundenkonto pro Person sichtbar
• Ruhezeit-Überwachung eingerichtet (mind. 11h)
• Ausgleichsplanung für aufgebaute Überstunden festgelegt
• Führungskräfte geschult: Was tun bei drohender Grenzwert-Überschreitung?

Fazit

Zeiterfassung im Sommer ist kein bürokratischer Aufwand, sondern Führungsarbeit und Mitarbeiterschutz. Wer Überstunden sauber dokumentiert, Grenzwerte im Blick behält und Ausgleich aktiv plant, schützt seine Belegschaft und sich selbst vor rechtlichen Risiken.

Und: Ein Team, das weiß, dass Überstunden nicht einfach „wegfallen", arbeitet auch in stressigen Sommerwochen motivierter.

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