Zeiterfassung App für kleine Unternehmen: Vergleich 2026

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und der darauf folgenden deutschen Rechtsprechung ist klar: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen — seit Januar 2026 ist das mit dem novellierten Arbeitszeitgesetz für alle Betriebe gesetzlich bindend (Details: Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026). Doch zwischen der gesetzlichen Pflicht und einer praktikablen Umsetzung klafft für viele kleine Unternehmen noch eine Lücke.

Die Wahrheit ist: Nicht jede Zeiterfassung Software ist für kleine Betriebe geeignet. Viele Tools sind für Konzerne gebaut, überladen mit Funktionen und erfordern IT-Expertise bei der Einrichtung. Was kleine Unternehmen brauchen, ist etwas anderes: einfach, mobil, günstig, rechtssicher.

In diesem Artikel vergleichen wir die wichtigsten Lösungen auf dem deutschen Markt – mit klarem Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen.

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Was kleine Unternehmen von Zeiterfassung Software wirklich brauchen

Bevor wir in den Vergleich einsteigen, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was ist für einen Betrieb mit 10 bis 50 Mitarbeitern tatsächlich relevant?

Einfachheit über Funktionsüberfluss: Kleine Unternehmen haben keine dedizierte HR-Abteilung. Die Software muss intuitiv bedienbar sein – ohne Schulung, ohne Handbuch, ohne IT-Ticket.

Mobile-First-Ansatz: Mitarbeiter in Handwerksbetrieben, im Außendienst oder im Einzelhandel haben keinen festen PC-Arbeitsplatz. Eine echte App (nicht nur eine mobile Website) ist Pflicht.

Deutschsprachige Oberfläche und Support: Englische Software in einem deutschen KMU führt zu Akzeptanzproblemen. Mitarbeiter, die nicht auf Englisch lesen wollen, nutzen das Tool nicht.

DSGVO-Konformität: Zeiterfassungsdaten sind Personaldaten. Die Software muss auf EU-Servern laufen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten. Mehr dazu im Artikel DSGVO-konforme Urlaubsverwaltung.

Preis-Leistungs-Verhältnis: Für ein 15-köpfiges Team sollte die monatliche Lizenzgebühr im zweistelligen Bereich liegen – nicht im dreistelligen.

Integration mit Abwesenheitsmanagement: Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung gehören zusammen. Wer beides in einem Tool hat, spart Schnittstellen und Fehlerquellen. Die Grundlagen zur kombinierten Nutzung erklärt unser Artikel zum Abwesenheitsmanagement für Teams.

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Die wichtigsten Anbieter im Vergleich

TodayOff

TodayOff ist eine kombinierte Lösung für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum entwickelt wurde.

Preis: ab 1,49 € pro Nutzer/Monat (je nach Modul und Teamgröße, bis zu 2,99 € für das Complete Bundle), kein Jahresvertrag, keine versteckten Kosten.

Mobile App: Native iOS- und Android-App mit Push-Benachrichtigungen. Mitarbeiter können per Ein-Klick einstempeln, Pausen erfassen und Berichte einsehen.

Zeiterfassung: Manuell oder per Start/Stopp, Übersicht nach Tag, Woche und Monat. Keine GPS-Pflicht, aber optional aktivierbar.

Abwesenheitsmanagement: Vollständig integriert – Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Teamkalender und Saldenverwaltung in einem System.

DSGVO: Datenspeicherung auf EU-Infrastruktur (Supabase EU), AVV auf Anfrage.

Sprache: Vollständig auf Deutsch.

Geeignet für: Teams von 5 bis 100 Personen, die eine schlanke, sofort einsetzbare Lösung suchen.

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Clockify

Clockify ist international bekannt und bietet eine kostenlose Grundversion an. Das macht es attraktiv für Kleinstunternehmen und Freelancer.

Preis: Kostenlose Basis-Version; bezahlte Pläne ab ca. €3,99 pro Nutzer/Monat.

Mobile App: Vorhanden, funktional aber teils weniger intuitiv als dedizierte deutsche Lösungen.

Zeiterfassung: Sehr umfangreich – Projekte, Kunden, Tags, Berichte.

Abwesenheitsmanagement: In der kostenlosen Version nicht enthalten. Kostenpflichtige Erweiterung nötig, die den Preisvorteil relativiert.

DSGVO: Server in der EU verfügbar, aber der Stammsitz ist nicht in Deutschland. Datenschutzprüfung empfohlen.

Sprache: Englisch-dominant; deutsche Übersetzung vorhanden, aber lückenhaft.

Geeignet für: Freelancer und kleine Teams, die reine Zeiterfassung ohne HR-Integration benötigen.

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TimeTac

TimeTac ist ein österreichischer Anbieter mit langjähriger Marktpräsenz im DACH-Raum.

Preis: Ab ca. €2,50 pro Nutzer/Monat (je nach Modul); Mindestanzahl an Nutzern beachten.

Mobile App: Verfügbar für iOS und Android, mit Offline-Modus.

Zeiterfassung: Umfassend, inkl. Projekterfassung und Nachweisdokumentation nach österreichischem und deutschem Recht.

Abwesenheitsmanagement: Als separates Modul erhältlich; Kombination beider Module erhöht den Preis spürbar.

DSGVO: Österreichisches Unternehmen, Server in der EU, DSGVO-konform.

Sprache: Vollständig auf Deutsch.

Geeignet für: Unternehmen, die eine ausgereifte Lösung mit modularem Aufbau suchen und bereit sind, entsprechend zu investieren.

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ZEP

ZEP (Zeiterfassung für Projekte) ist ein deutsches Produkt mit Fokus auf projektbasierte Zeiterfassung.

Preis: Ab ca. €9 pro Nutzer/Monat.

Mobile App: Vorhanden, primär für die Projektzeiterfassung optimiert.

Zeiterfassung: Sehr stark auf Projektmanagement ausgerichtet – ideal für Agenturen und IT-Dienstleister.

Abwesenheitsmanagement: Grundfunktionen vorhanden, aber nicht der Kern des Produkts.

DSGVO: Deutsches Unternehmen, Server in Deutschland, DSGVO-konform.

Sprache: Vollständig auf Deutsch.

Geeignet für: Agenturen, IT-Unternehmen und Dienstleister mit Projektabrechnung als Kernbedarf.

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Personio Time

Personio ist der führende HR-Softwareanbieter für den deutschen Mittelstand. Die Zeiterfassungsfunktion ist Teil der umfassenden HR-Suite.

Preis: Gestaffelt je nach Mitarbeiterzahl und Modulauswahl; für kleine Teams oft im Bereich €5–12 pro Nutzer/Monat.

Mobile App: Vorhanden und gut bewertet.

Zeiterfassung: Integriert in das Gesamtsystem mit Abwesenheiten, Recruiting, Gehaltsabrechnung.

Abwesenheitsmanagement: Vollständig integriert und funktional ausgereift.

DSGVO: Server in der EU, DSGVO-konform, AVV standardmäßig.

Sprache: Vollständig auf Deutsch.

Geeignet für: Unternehmen ab ca. 50 Mitarbeitern, die eine vollständige HR-Plattform suchen und bereit sind, den entsprechenden Preis zu zahlen.

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Vergleich nach Schlüsselkriterien

Kriterium	TodayOff	Clockify	TimeTac	ZEP	Personio
Preis/Nutzer/Monat	ab €1,49	ab €0 / €3,99	ab €2,50	ab €9	ab €5
Native Mobile App	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Abwesenheitsmanagement integriert	Ja	Aufpreis	Aufpreis	Teilweise	Ja
Vollständig auf Deutsch	Ja	Teilweise	Ja	Ja	Ja
EU-Datenspeicherung	Ja	Ja	Ja	Ja	Ja
Kein Jahresvertrag	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein
Onboarding in Minuten	Ja	Ja	Nein	Nein	Nein

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Empfehlung nach Teamgröße

Teams von 5 bis 20 Mitarbeitern

Für diese Größe ist Einfachheit entscheidend. Der Aufwand für Einrichtung, Schulung und laufende Administration muss minimal sein. TodayOff und Clockify (mit Aufpreis-Modul) sind hier die stärksten Kandidaten. Wenn Abwesenheitsmanagement mit im Scope ist, hat TodayOff den klaren Vorteil durch die vollständige Integration ohne Mehrkosten.

Teams von 20 bis 100 Mitarbeitern

Ab dieser Größe werden Berichts- und Exportfunktionen wichtiger. Die Anbindung an die Lohnabrechnung wird relevanter. TimeTac und TodayOff bieten hier ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Personio lohnt sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße, wenn man die volle HR-Suite nutzen möchte.

Spezialbedarf: Projektbasierte Abrechnung

Für Agenturen, Beratungsunternehmen und IT-Dienstleister, die Zeiten pro Projekt und Kunde erfassen und abrechnen müssen, ist ZEP die stärkste Speziallösung – allerdings zum entsprechenden Preis.

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Was 2026 neu ist: Mobile Zeiterfassung als Standard

Der Trend in der Zeiterfassung Software ist klar: Die Desktop-Anwendung verliert an Bedeutung, die mobile App gewinnt. Mitarbeiter wollen ein- und ausstempeln, ohne sich in ein Browser-Interface einzuloggen. Push-Benachrichtigungen, Offline-Fähigkeit und ein minimalistisches UX-Design sind keine Premium-Features mehr – sie sind die Erwartungshaltung.

Welche mobile Features bei einer Urlaubsverwaltungs-App wirklich den Unterschied machen, erläutern wir im Artikel zur Urlaubsverwaltung App.

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Fazit: Für die meisten KMUs ist weniger mehr

Wer eine Zeiterfassung Software für ein kleines Unternehmen sucht, sollte sich von Feature-Listen nicht blenden lassen. Die entscheidenden Fragen sind: Nutzen die Mitarbeiter die App wirklich? Lässt sie sich in fünf Minuten einrichten? Ist sie DSGVO-konform? Und passt der Preis zum Budget?

Für die meisten deutschen KMUs ist eine einfache, integrierte Lösung mit Abwesenheitsmanagement die klügere Wahl als ein teures Enterprise-System, das zu 70 Prozent ungenutzt bleibt.

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Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement in einem Tool – TodayOff ab 1,49 €/Nutzer/Monat → https://app.todayoff.de