Urlaubsanspruch berechnen: Formel & Rechner 2026

Wie viele Urlaubstage stehen Ihrem Mitarbeiter wirklich zu? Formel, Rechenbeispiele und Sonderfälle für Teilzeit, Kündigung und Jahreswechsel – gesetzeskonform nach BUrlG.

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Urlaubsverwaltung HR-Tipps Digitalisierung

Wichtige Erkenntnisse

  • Der gesetzliche Mindestanspruch berechnet sich nach: 24 Werktage ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche (§ 3 BUrlG).
  • Bei Teilzeit gilt die gleiche Formel – entscheidend ist die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage, nicht die Stundenzahl.
  • Bei unterjährigem Eintritt oder Austritt gilt die Zwölftel-Regelung: ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat.
  • Bei Kündigung ist Resturlaub anteilig zu berechnen; kann er nicht gewährt werden, muss er finanziell abgegolten werden.
  • Schwerbehinderte Arbeitnehmer haben Anspruch auf 5 zusätzliche Urlaubstage nach § 208 SGB IX.

Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Rechner & Beispiele 2026

Wissen Sie wirklich, wie viele Urlaubstage Ihrem Mitarbeiter zustehen – und zwar auf den Tag genau? In der Praxis entstehen Fehler häufig bei Teilzeitkräften, bei unterjährigen Eintritten oder wenn jemand kündigt und Resturlaub einfordert. Falsche Berechnungen kosten Unternehmen Geld und können zu arbeitsrechtlichen Streitigkeiten führen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die gesetzliche Grundlage, die korrekte Formel und konkrete Rechenbeispiele – damit Sie den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter sicher und korrekt ermitteln.

Die Formel auf einen Blick:

Der gesetzliche Urlaubsanspruch berechnet sich nach der Formel: Urlaubsanspruch = 24 Werktage ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche Beispiel 5-Tage-Woche: 24 ÷ 6 × 5 = 20 Urlaubstage pro Jahr (§ 3 BUrlG).

Gesetzlicher Mindestanspruch: Was sagt das BUrlG?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt den gesetzlichen Mindesturlaub für alle Arbeitnehmer in Deutschland. Laut § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage pro Kalenderjahr. Dabei geht das Gesetz von einer 6-Tage-Woche aus – also Montag bis Samstag.

Wichtige Grundsätze aus dem BUrlG:

  • § 3 BUrlG: Mindestanspruch von 24 Werktagen (6-Tage-Woche als Basis)
  • § 4 BUrlG: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit (Wartezeit)
  • § 7 BUrlG: Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen; Übertrag nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, spätestens bis 31. März des Folgejahres

Der Gesetzgeber definiert Urlaub als ununterbrochene Freistellung von der Arbeit. Tarifverträge oder individuelle Arbeitsverträge können einen höheren Urlaubsanspruch vereinbaren – in der deutschen Praxis sind 25 bis 30 Arbeitstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche) üblich. Das Gesetz legt lediglich die Mindestgrenze fest, nach unten kann davon nicht abgewichen werden.

Die Formel: So berechnen Sie den Urlaubsanspruch

Da das BUrlG eine 6-Tage-Woche als Bezugsgröße verwendet, müssen Arbeitgeber den gesetzlichen Anspruch auf die tatsächlich vereinbarte Arbeitswoche umrechnen. Die Grundformel lautet:

Urlaubsanspruch (Arbeitstage) = 24 Werktage ÷ 6 Arbeitstage (gesetzl.) × tatsächliche Arbeitstage pro Woche

Diese Formel ist universell: Sie funktioniert für jede Wochenarbeitszeit, ob 3, 4, 5 oder 6 Tage.

Arbeitstage / Woche Berechnung Urlaubstage / Jahr
6 Tage 24 ÷ 6 × 6 24 Tage
5 Tage 24 ÷ 6 × 5 20 Tage
4 Tage 24 ÷ 6 × 4 16 Tage
3 Tage 24 ÷ 6 × 3 12 Tage

Hinweis: Das Ergebnis ist der gesetzliche Mindestanspruch. Viele Arbeitsverträge gewähren mehr. Maßgeblich ist immer die vertragliche Regelung, solange sie nicht unter dem gesetzlichen Minimum liegt.

Urlaubsanspruch bei 5-Tage-Woche: Schritt-für-Schritt-Beispiel

Die 5-Tage-Woche (Montag bis Freitag) ist das häufigste Arbeitszeitmodell in deutschen Unternehmen. Wenden wir die Formel konkret an:

Ausgangssituation:

  • Mitarbeiterin Anna, Vollzeit, arbeitet von Montag bis Freitag
  • Arbeitstage pro Woche: 5
  • Gesetzlicher Basis-Wert: 24 Werktage

Rechnung:

24 ÷ 6 × 5 = 20 Urlaubstage

Anna hat Anspruch auf 20 Urlaubstage pro Jahr.

Praktisches Zählen: Bei 5-Tage-Woche zählen Arbeitstage – nicht Kalenderwochen. Eine Urlaubswoche (Montag bis Freitag) entspricht 5 Urlaubstagen. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen Arbeitstag innerhalb des Urlaubs, reduziert sich der Urlaubsverbrauch um genau diesen Tag (§ 9 BUrlG).

Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnen

Teilzeitkräfte erhalten denselben anteiligen Urlaubsanspruch wie Vollzeitkräfte – nur eben bezogen auf ihre individuelle Arbeitswoche. Das Prinzip ist identisch: Die Formel wird auf die tatsächlich vereinbarten Arbeitstage angewendet.

Beispiel 1: Teilzeit 3 Tage / Woche

Mitarbeiter Ben arbeitet Montag, Mittwoch und Freitag (3 Tage):

24 ÷ 6 × 3 = 12 Urlaubstage

Ben hat Anspruch auf 12 Urlaubstage – jeder Urlaubstag entspricht einem seiner Arbeitstage.

Beispiel 2: Teilzeit 4 Tage / Woche

Mitarbeiterin Clara arbeitet Montag bis Donnerstag (4 Tage):

24 ÷ 6 × 4 = 16 Urlaubstage

Clara hat Anspruch auf 16 Urlaubstage.

Wichtig bei Teilzeit: Die absolute Anzahl der Stunden pro Tag spielt für den Urlaubsanspruch keine Rolle. Entscheidend ist allein die Anzahl der Wochentage, an denen das Arbeitsverhältnis besteht. Wer 8 Stunden an 3 Tagen arbeitet, hat denselben Urlaubsanspruch (12 Tage) wie jemand, der 4 Stunden an 3 Tagen arbeitet.

Anteiliger Urlaub (Zwölftel-Regelung): Eintritt & Austritt unterjährig

Nicht jeder Mitarbeiter ist das gesamte Kalenderjahr beschäftigt. Bei unterjährigem Eintritt oder Austritt gilt die Zwölftel-Regelung: Für jeden vollen Beschäftigungsmonat entsteht ein Zwölftel des Jahresurlaubs.

Die Formel für den anteiligen Anspruch:

Anteiliger Urlaub = (Jahresurlaub ÷ 12) × Anzahl der Beschäftigungsmonate

Bruchteile von weniger als einem halben Tag werden abgerundet, Bruchteile von einem halben Tag oder mehr werden auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet.

Beispiel: Eintritt am 1. April

Mitarbeiterin Dana tritt am 1. April ein (5-Tage-Woche, 20 Urlaubstage/Jahr):

  • Verbleibende volle Monate im Jahr: April bis Dezember = 9 Monate
  • Anteiliger Anspruch: 20 ÷ 12 × 9 = 15 Urlaubstage

Beispiel: Eintritt am 15. Juli

Mitarbeiter Erik tritt am 15. Juli ein:

  • Juli ist kein voller Monat (Eintritt in der Monatsmitte)
  • Volle Monate: August bis Dezember = 5 Monate
  • Anteiliger Anspruch: 20 ÷ 12 × 5 = 8,33 → aufgerundet = 9 Urlaubstage

Achtung: Wartezeit (§ 4 BUrlG): Den vollen Jahresurlaub erhält ein Arbeitnehmer erst, nachdem er sechs Monate im Betrieb ist. Wer vor Ablauf der Wartezeit ausscheidet, erhält für jeden vollen Beschäftigungsmonat ein Zwölftel.

Urlaubsanspruch bei Kündigung: Resturlaub & Abgeltung

Bei einer Kündigung oder einem sonstigen Ende des Arbeitsverhältnisses stellen sich zwei wichtige Fragen: Wie viel Resturlaub hat der Mitarbeiter noch? Und was passiert damit?

Schritt 1: Restanspruch berechnen

Der anteilige Urlaubsanspruch zum Zeitpunkt der Kündigung berechnet sich ebenfalls nach der Zwölftel-Regelung – bezogen auf die im Ausscheidejahr geleisteten vollen Beschäftigungsmonate.

Beispiel: Kündigung zum 30. Juni

Mitarbeiterin Fiona (5-Tage-Woche, 30 Urlaubstage/Jahr laut Vertrag) kündigt zum 30. Juni:

  • Volle Beschäftigungsmonate im laufenden Jahr: 6 (Januar bis Juni)
  • Anteiliger Anspruch: 30 ÷ 12 × 6 = 15 Urlaubstage
  • Wurde bereits Urlaub genommen (z. B. 8 Tage), sind noch 7 Tage Resturlaub offen.

Schritt 2: Was passiert mit dem Resturlaub?

Grundsätzlich gilt: Urlaub geht vor Abgeltung. Der Arbeitgeber sollte versuchen, den Resturlaub noch während der Kündigungsfrist zu gewähren.

Ist die Freistellung vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr möglich (z. B. weil die Kündigungsfrist zu kurz ist oder der Mitarbeiter freigestellt wurde), muss der Urlaub finanziell abgegolten werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Abgeltung berechnet sich aus dem Brutto-Tagesverdienst multipliziert mit den offenen Urlaubstagen.

Sonderfall: Kündigung in der ersten Jahreshälfte

Scheidet ein Mitarbeiter vor dem 30. Juni aus, gilt die Zwölftel-Regelung uneingeschränkt. Scheidet er nach dem 30. Juni aus und hat bereits den vollen Jahresurlaub erhalten, muss er nichts zurückzahlen – das ist eine wichtige Schutzregel zugunsten der Arbeitnehmer (BAG-Rechtsprechung).

Sonderfall: Schwerbehinderung und Zusatzurlaub

Schwerbehinderte Arbeitnehmer und ihnen Gleichgestellte haben nach § 208 SGB IX Anspruch auf 5 zusätzliche Urlaubstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche). Dieser Zusatzurlaub wird auf den regulären Urlaubsanspruch addiert.

Berechnung bei Schwerbehinderung:

Mitarbeiter Georg, schwerbehindert (GdB ≥ 50), 5-Tage-Woche, 20 Tage gesetzlicher Urlaub:

Urlaubsanspruch = 20 (gesetzlich) + 5 (§ 208 SGB IX) = 25 Urlaubstage

Bei einer 4-Tage-Woche wird der Zusatzurlaub ebenfalls anteilig berechnet:

Zusatzurlaub = 5 ÷ 5 × 4 = 4 Zusatztage

Weitere Sonderfälle:

  • Jugendliche unter 18 Jahren haben nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) Anspruch auf mindestens 25–30 Arbeitstage je nach Alter.
  • Tarifvertragliche Sonderregelungen können in bestimmten Branchen (z. B. Öffentlicher Dienst, Baugewerbe) abweichende oder erhöhte Urlaubsansprüche festlegen.
  • Betriebsvereinbarungen können den Urlaub über das gesetzliche Minimum hinaus erhöhen.

Urlaub digital verwalten – wie TodayOff die Berechnung übernimmt

Wer alle oben beschriebenen Szenarien – Teilzeit, unterjährige Eintritte, Kündigung, Schwerbehinderung – manuell in Excel oder per Hand berechnet, riskiert Fehler. Und Fehler beim Urlaubsanspruch können teuer werden: zu wenig gewährter Urlaub führt zu Nachzahlungen, zu viel gewährter Urlaub belastet das Budget.

TodayOff löst genau dieses Problem: Die Software berechnet den Urlaubsanspruch automatisch und gesetzeskonform – für jeden Mitarbeiter, jedes Arbeitszeitmodell und jede Beschäftigungssituation.

Was TodayOff für Sie übernimmt:

  • Automatische Berechnung nach der gesetzlichen Formel – für Vollzeit, Teilzeit und individuelle Wochenarbeitstage
  • Zwölftel-Regelung bei unterjährigem Eintritt oder Austritt, ohne manuelle Berechnung
  • Resturlaub-Tracking: Offener Urlaub wird automatisch angezeigt und beim Jahreswechsel korrekt übertragen (sofern zulässig)
  • Übersicht für HR-Manager und Mitarbeiter in Echtzeit – wer hat wie viele Tage, wer hat wann Urlaub beantragt
  • Teamkalender für eine übersichtliche Abwesenheitsplanung ohne Konflikte

Mit TodayOff sparen HR-Manager und Teamleiter in KMU durchschnittlich mehrere Stunden pro Monat – Zeit, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann.

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Fazit

Der Urlaubsanspruch korrekt zu berechnen ist keine Hexerei – wenn man die richtige Formel kennt und die gesetzlichen Grundlagen versteht:

  1. Basis: 24 Werktage Mindestanspruch nach § 3 BUrlG (6-Tage-Woche)
  2. Umrechnung: 24 ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche ergibt den Anspruch für jedes Arbeitszeitmodell
  3. Teilzeit: Gleiche Formel, andere Arbeitstageanzahl
  4. Unterjährig: Zwölftel-Regelung – ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat
  5. Kündigung: Resturlaub anteilig berechnen, ggf. abgelten
  6. Schwerbehinderung: 5 zusätzliche Tage nach § 208 SGB IX

Wer diese Regeln kennt, kann Streitigkeiten vermeiden und Mitarbeiter fair behandeln. Und wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, automatisiert die Berechnung – damit kein Urlaubstag mehr unter den Tisch fällt.

Schluss mit manueller Urlaubsberechnung: TodayOff berechnet den Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter automatisch – gesetzeskonform, für Vollzeit, Teilzeit und unterjährige Eintritte. Jetzt kostenlos starten.

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