Resturlaub im zweiten Halbjahr steuern und Verfall vermeiden

Ab August wird der Resturlaub zum Thema. Die Sommermonate sind verplant, das Jahresende rückt näher, und in vielen Urlaubskonten stehen noch offene Tage. Wer jetzt steuert, vermeidet zwei Probleme zugleich: den stillen Verfall von Urlaubsansprüchen und den Stau im Dezember, wenn plötzlich alle gleichzeitig frei wollen.

Wann Urlaub verfällt: § 7 Abs. 3 BUrlG

Der gesetzliche Ausgangspunkt steht im Bundesurlaubsgesetz. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe das rechtfertigen. In diesem Fall muss der übertragene Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März.

Nach dem reinen Gesetzeswortlaut würde Resturlaub am 31. Dezember oder spätestens am 31. März verfallen. Genau dieser Automatismus gilt seit einigen Jahren aber nicht mehr uneingeschränkt.

Die Wende: Verfall nur nach Hinweis

Der Europäische Gerichtshof hat die Rechtslage grundlegend verändert. Im Urteil vom 6. November 2018 (Rechtssache C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft) hat der EuGH entschieden: Ein Urlaubsanspruch erlischt nicht automatisch, nur weil der Arbeitnehmer keinen Urlaub beantragt hat. Der Anspruch verfällt erst, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, seinen Urlaub zu nehmen.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe übernommen. Im Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) hat das BAG eine Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers festgestellt. Konkret heißt das: Der Arbeitgeber muss den Beschäftigten

1. konkret auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und
2. klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub sonst am Jahresende oder zum Ende des Übertragungszeitraums verfällt.

Unterlässt der Arbeitgeber diesen Hinweis, verfällt der Urlaub nicht. Er wird übertragen und kann sich über Jahre ansammeln. Aus einem vermeintlich erloschenen Anspruch wird dann eine offene Forderung.

Was Arbeitgeber konkret tun müssen

Aus der Rechtsprechung folgt eine klare Handlungspflicht. Wer auf der sicheren Seite sein will, setzt drei Dinge um:

• Rechtzeitig informieren: jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter einmal im Jahr über den offenen Resturlaub in Kenntnis setzen, idealerweise im zweiten Halbjahr.
• Zum Nehmen auffordern: nicht nur den Stand mitteilen, sondern ausdrücklich bitten, den Urlaub zu planen und einzureichen.
• Auf den Verfall hinweisen und das dokumentieren: den Hinweis nachweisbar geben, denn im Streitfall trägt der Arbeitgeber die Beweislast.

Der entscheidende Punkt ist die Dokumentation. Eine mündliche Bemerkung im Flur genügt nicht. Nachweisbar ist ein Hinweis in Textform, den man später vorlegen kann.

Resturlaub transparent machen

Diese Pflichten lassen sich nur erfüllen, wenn die Urlaubsstände jederzeit sichtbar sind. In TodayOff sieht jede Führungskraft die offenen Urlaubstage ihres Teams auf einen Blick, und jede Mitarbeiterin sieht über den Self-Service den eigenen Stand. Damit wird aus der jährlichen Hinweispflicht eine kurze, geplante Routine statt einer Zettelaktion im Dezember. Anträge laufen digital durch die Abwesenheitsverwaltung, sodass der aktuelle Stand immer stimmt.

Sonderfälle: Langzeitkranke und angesammelter Urlaub

Zwei Konstellationen weichen von der Grundregel ab. Bei langandauernder Krankheit kann Urlaub nicht unbegrenzt genommen werden. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts im Anschluss an den EuGH verfällt der Urlaub langzeiterkrankter Beschäftigter 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, wenn die Arbeitsunfähigkeit ununterbrochen anhält. War die oder der Beschäftigte im Jahr aber zeitweise arbeitsfähig, greift auch hier die Hinweispflicht des Arbeitgebers.

Der zweite Sonderfall betrifft angesammelten Alturlaub. Weil ohne korrekten Hinweis kein Verfall eintritt, kann sich über mehrere Jahre ein erheblicher Bestand aufbauen. Das Bundesarbeitsgericht hat zudem entschieden, dass der Urlaubsanspruch nicht nach drei Jahren verjährt, solange der Arbeitgeber seiner Hinweisobliegenheit nicht nachgekommen ist. Für Betriebe ist das ein klares Signal: Der jährliche Hinweis ist kein Formalismus, sondern der einzige Weg, offene Bestände wirksam zu begrenzen.

Häufige Irrtümer beim Resturlaub

• „Nicht beantragt heißt verfallen." Falsch. Ohne rechtzeitigen Hinweis des Arbeitgebers bleibt der Anspruch bestehen.
• „Ein Aushang am schwarzen Brett reicht." Riskant. Die Rechtsprechung verlangt eine individuelle Aufforderung, keine pauschale Information.
• „Resturlaub wird automatisch ausgezahlt." Falsch. Eine Abgeltung in Geld ist grundsätzlich nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig, nicht als Ersatz für nicht genommenen Urlaub im laufenden Arbeitsverhältnis.

Fahrplan für das zweite Halbjahr

So bleibt der Resturlaub bis Jahresende steuerbar:

• August/September: Resturlaubsstände auswerten und jeder Person mitteilen.
• Oktober: offen zur Planung auffordern, Hinweis auf drohenden Verfall geben und dokumentieren.
• November: Anträge einsammeln, Engpässe bei beliebten Zeiträumen früh entzerren.
• Dezember: letzte offene Tage klären, Übertragungen nur bei echten betrieblichen oder persönlichen Gründen.

Wer diesen Rhythmus einhält, verteilt den Urlaub gleichmäßiger über das Halbjahr und vermeidet den Dezember-Stau.

Fazit

Resturlaub verfällt heute nicht mehr von allein. Er verfällt nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat. Diese Mitwirkungspflicht ist kein bürokratischer Zusatz, sondern schützt beide Seiten: die Beschäftigten vor dem Verlust ihrer Tage und den Betrieb vor angesammelten Ansprüchen.

Mit TodayOff behalten Sie alle Urlaubsstände im Blick und erfüllen die Hinweispflicht mit wenigen Klicks, für bis zu fünf Nutzerinnen und Nutzer dauerhaft kostenlos. Jetzt anmelden unter https://app.todayoff.de/register.