Q3-Vorbereitung für HR-Teams: Ferienplanung, Zeiterfassung und Compliance im Sommer

Das erste Halbjahr neigt sich dem Ende – und für HR-Teams beginnt jetzt eine der arbeitsintensivsten Phasen des Jahres: Die Schulferien laufen, Urlaubswellen überlagern sich, neue gesetzliche Pflichten greifen, und gleichzeitig muss das dritte Quartal vorbereitet werden. Wer jetzt strukturiert vorgeht, sorgt dafür, dass Sommer und Herbst reibungslos verlaufen – und dass das Unternehmen keine bösen Überraschungen erlebt.

Sommerferien 2026: Der Kalender, den HR-Teams kennen müssen

Nicht alle Bundesländer haben gleichzeitig Schulferien. Das ist für Unternehmen mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Regionen oder mit bundesweiter Tätigkeit relevant. Hier der Überblick für die Sommerferien 2026:

Bundesland	Sommerferien 2026
Baden-Württemberg	25. Juli – 8. September
Bayern	27. Juli – 8. September
Berlin	25. Juni – 7. August
Brandenburg	25. Juni – 7. August
Bremen	23. Juli – 2. September
Hamburg	11. Juni – 23. Juli
Hessen	27. Juli – 7. September
Mecklenburg-Vorpommern	22. Juni – 1. August
Niedersachsen	23. Juli – 2. September
Nordrhein-Westfalen	27. Juni – 9. August
Rheinland-Pfalz	22. Juni – 31. Juli
Saarland	22. Juni – 31. Juli
Sachsen	27. Juni – 7. August
Sachsen-Anhalt	27. Juni – 7. August
Schleswig-Holstein	27. Juni – 7. August
Thüringen	30. Juni – 8. August

Wichtige Erkenntnis: Die Sommerferienzeit erstreckt sich von Mitte Juni (Hamburg) bis Anfang September (Bayern, Baden-Württemberg). Das bedeutet: In manchen Unternehmen läuft die Urlaubsplanung von Eltern über 12 Wochen – weit länger als die klassische „Sommerpause".

Was das für die Personalplanung bedeutet

• Frühzeitig prüfen, ob Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern in Bundesländern mit frühen Ferienstart (Hamburg, Berlin, NRW) schon im Juni erhöhten Urlaubsbedarf haben.
• Urlaubsplanung nicht ausschließlich auf August ausrichten.
• Bei Kundenkontakt: Frühzeitig kommunizieren, wenn das Unternehmen in bestimmten Perioden eingeschränkt erreichbar ist.

Zeiterfassungspflicht-Check: Wo stehen Sie?

Die neue Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung tritt für Unternehmen mit 50–250 Mitarbeitenden am 1. Juli 2026 in Kraft. Jetzt – Ende Juni – ist der letzte Moment, um sicherzustellen, dass Sie compliant sind.

Schnellcheck für HR-Teams

Frage 1: Haben wir ein elektronisches Zeiterfassungssystem im Einsatz?
Wenn nein: Sofortmaßnahmen erforderlich. Für den Übergang können zunächst einfache digitale Lösungen genutzt werden; wichtig ist, dass die Erfassung manipulationssicher und elektronisch ist.

Frage 2: Werden Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit erfasst?
Reine Projektzeiterfassung reicht nicht. Es muss die tatsächliche Anwesenheitszeit erfasst werden.

Frage 3: Haben Mitarbeitende Zugang zu ihren eigenen Zeiterfassungsdaten?
Das ist gesetzliche Anforderung. Prüfen Sie, ob Ihr System das ermöglicht.

Frage 4: Haben Sie eine Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung?
Bei vorhandenem Betriebsrat ist die Einführung eines Zeiterfassungssystems mitbestimmungspflichtig. Ohne Betriebsvereinbarung darf das System nicht eingeführt werden.

Frage 5: Ist das System DSGVO-konform betrieben?
Prüfen Sie: Wer hat Zugriff auf welche Daten? Sind Löschfristen definiert? Ist der Verarbeitungszweck dokumentiert?

Was bei Nichteinhaltung droht

Bußgelder bis zu 30.000 Euro bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht. Darüber hinaus können fehlende Zeitaufzeichnungen in arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen über Überstunden zu einer Beweislastumkehr führen.

Q3-Personalplanung: Was jetzt angegangen werden sollte

Das dritte Quartal (Juli–September) ist für die meisten Unternehmen eine kritische Phase: hoher Urlaubsanteil, mögliche Verzögerungen in Projekten und gleichzeitig oft Q3-Ziele, die erreicht werden müssen. Eine strukturierte Q3-Vorbereitung umfasst:

Headcount-Check

• Wie viele Stellen sind aktuell besetzt, wie viele unbesetzt?
• Wer geht in Elternzeit, wessen Vertrag läuft aus?
• Welche Vakanzen haben Auswirkungen auf die Q3-Ziele?

Starten Sie Rekrutierungsprozesse jetzt – Vakanzen, die im Oktober besetzt werden müssen, sollten spätestens jetzt ausgeschrieben sein.

Überstunden und Ausgleichszeiträume prüfen

Mit der neuen Regelung zur Wochenarbeitszeit (maximal 48 Stunden) müssen Überstunden aus dem ersten Halbjahr in Q3 abgebaut werden. Prüfen Sie die Überstundensalden und koordinieren Sie mit Führungskräften, wie der Abbau erfolgt.

Weiterbildungs- und Entwicklungsmaßnahmen planen

Q3 ist oft der richtige Zeitraum für Trainings und Weiterbildungen – ruhiger als das Q4-Endspurt, aber nach dem Sommer wieder handlungsfähig. Prüfen Sie, welche Entwicklungsmaßnahmen für das zweite Halbjahr geplant sind, und reservieren Sie jetzt Kapazitäten.

HR-Budget-Check: Mitte-Jahr-Review

Ende Juni/Anfang Juli ist der ideale Zeitpunkt für einen Mitte-Jahr-Review des HR-Budgets:

• Lohnkosten: Entsprechen die Lohnkosten der ursprünglichen Planung? Wenn Stellen vakant blieben, sind möglicherweise Mittel übrig.
• Weiterbildungsbudget: Wie viel ist verbraucht, wie viel ist noch verfügbar? Was muss noch in Q3 eingesetzt werden?
• HR-Software und Tools: Laufen Verträge aus? Müssen Lizenzen erweitert werden?
• Recruiting-Kosten: Wie entwickeln sich die Einstellungskosten (Cost per Hire)?

Ein detaillierter Mitte-Jahr-Review hilft, das zweite Halbjahr finanzierbar zu gestalten und Überraschungen im Q4-Abschluss zu vermeiden.

Compliance-Updates: Was im zweiten Halbjahr 2026 zu beachten ist

Neben der Zeiterfassungspflicht gibt es weitere Compliance-Themen, die HR-Teams im Blick haben sollten:

Entgelttransparenzrichtlinie

Seit Juni 2026 gilt das individuelle Auskunftsrecht der Mitarbeitenden auf Entgeltinformationen. Falls Sie noch keine internen Prozesse für Auskunftsanfragen eingerichtet haben, ist das jetzt dringend nachzuholen. (Detaillierter Artikel zur Entgelttransparenz: Entgelttransparenzrichtlinie Juni 2026)

eAU und Krankmeldeprozesse

Stellen Sie sicher, dass Ihr Entgeltabrechnungssystem den eAU-Datenabruf korrekt unterstützt und dass alle Mitarbeitenden die Krankenkasse aktuell hinterlegt haben.

Mindestlohn-Anpassung zum 1. Januar 2027

Bereits jetzt sollten HR-Teams prüfen, ob die angekündigte Mindestlohnanpassung (voraussichtlich auf 14,00 Euro/Stunde ab 2027) Auswirkungen auf bestehende Gehaltsstrukturen hat – insbesondere in Unternehmen mit Minijobs oder niedrigerem Lohnbereich.

Digitale Tools für den Sommer: Was jetzt Sinn macht

Die Sommermonate sind ein guter Zeitpunkt, um die eigene HR-Toollandschaft zu evaluieren. Die Fragen, die sich HR-Teams stellen sollten:

• Abwesenheitsverwaltung: Können wir alle Abwesenheitsarten zentral und für alle sichtbar verwalten?
• Zeiterfassung: Sind wir ab 1. Juli 2026 / 1. Januar 2027 compliant?
• Onboarding: Wie effizient sind unsere Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeitende?
• Lohnabrechnung: Ist die Integration zwischen Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung reibungslos?

Implementierungsprojekte für neue HR-Tools brauchen Zeit. Wer im Herbst einsatzbereit sein will, muss jetzt mit der Evaluierung beginnen.

Vorausblick: Was im Herbst auf HR-Teams zukommt

Q3 endet, Q4 beginnt – und damit starten typischerweise:

• Herbst-Recruiting-Saison: Viele Unternehmen suchen nach dem Sommer verstärkt Personal.
• Zielvereinbarungsgespräche: Für Systeme mit jährlichem Performance-Zyklus beginnen die Vorbereitungen auf die Jahresgespräche.
• Budget-Planung für 2027: Q4 ist die Zeit der Personalplanung für das Folgejahr.
• Weihnachtsfeier-Planung: Klingt früh, ist aber bereits im Oktober relevant für Buchungen.

Wer den Sommer genutzt hat, um Prozesse zu digitalisieren, Teams auf die neuen Zeiterfassungsregeln vorzubereiten und einen klaren Q3-Plan aufzustellen, geht gestärkt in den Herbst.

Fazit

Die Q3-Vorbereitung ist für HR-Teams kein Luxus, sondern Notwendigkeit. Sommerferien, Zeiterfassungspflicht, Compliance-Updates und Personalplanung für das zweite Halbjahr verlangen strukturiertes Vorgehen. Unternehmen, die jetzt investieren – in Prozesse, in Tools und in vorausschauende Planung – werden in Q4 die Früchte ernten.

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