Elternzeit und Abwesenheit planen: So behalten HR-Teams den Überblick

Elternzeit ist eine der komplexesten Abwesenheitsarten, die HR-Teams verwalten müssen. Anders als Urlaub kann Elternzeit über Jahre hinweg laufen, ist auf zwei Elternteile aufgeteilt, in verschiedenen Varianten gestaltbar und muss sorgfältig geplant werden – für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen. Dieser Artikel gibt HR-Teams einen strukturierten Überblick über die rechtlichen Grundlagen und zeigt, wie eine digitale Abwesenheitsverwaltung die Komplexität handhabbar macht.

Grundlagen: Was ist Elternzeit nach BEEG?

Das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) regelt den Anspruch auf Elternzeit in Deutschland. Die wichtigsten Grundlagen:

Anspruch und Dauer

• Anspruchsberechtigte: Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mit ihrem Kind in einem Haushalt leben und es selbst betreuen und erziehen.
• Gesamtdauer: Bis zu 3 Jahre pro Kind, bis zum vollendeten 3. Lebensjahr des Kindes.
• Übertragbarkeit: Bis zu 24 Monate können auf die Zeit zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes übertragen werden – allerdings nur mit Zustimmung des Arbeitgebers.
• Gleichzeitige Elternzeit beider Elternteile: Möglich, auch wenn beide im selben Unternehmen arbeiten.

Ankündigungspflicht

Der Arbeitnehmer muss die Elternzeit schriftlich beim Arbeitgeber anmelden:

• Für die Zeit bis zum 3. Lebensjahr: Mindestens 7 Wochen vor dem beabsichtigten Beginn.
• Für die übertragene Zeit (3.–8. Lebensjahr): Mindestens 13 Wochen vor dem beabsichtigten Beginn.

Die Ankündigungsfrist beginnt ab dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer erklärt, für welchen Zeitraum er Elternzeit in Anspruch nehmen möchte. Gleichzeitig muss der Arbeitnehmer angeben, für welche Zeiträume innerhalb der nächsten 2 Jahre er Elternzeit nehmen möchte (Bindungswirkung der ersten 2 Jahre).

Kündigungsschutz

Für die Dauer der Elternzeit (und 8 Wochen davor) gilt ein besonderer Kündigungsschutz (§ 18 BEEG). Eine Kündigung ist nur mit behördlicher Genehmigung möglich – in der Praxis nahezu ausgeschlossen.

Elternzeit und Teilzeit

Ein wichtiger und oft unterschätzter Aspekt: Mitarbeitende in Elternzeit können weiterhin in Teilzeit arbeiten – bis zu 32 Stunden pro Woche. Das sind die sogenannte Elternteilzeit (§ 15 BEEG).

Für Betriebe mit mehr als 15 Mitarbeitenden hat der Arbeitnehmer sogar einen Anspruch auf Elternteilzeit, wenn:

• Das Kind unter 3 Jahre alt ist, oder
• Das Kind zwischen 3 und 8 Jahren alt ist und die Elternzeit in die übertragene Zeit fällt

Der Arbeitgeber kann diesen Anspruch nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Eine solche Ablehnung ist schwer zu begründen und birgt rechtliche Risiken.

Für HR-Teams bedeutet das: Elternzeit ist selten eine vollständige Abwesenheit – häufig wird sie mit Teilzeit kombiniert, was die Planung komplexer macht.

Herausforderungen bei gleichzeitiger Elternzeit mehrerer Mitarbeitender

In mittleren und wachsenden Unternehmen kann es vorkommen, dass mehrere Mitarbeitende gleichzeitig oder zeitnah in Elternzeit gehen. Das ist kein Ausnahmefall – in Unternehmen mit einem hohen Anteil von Mitarbeitenden zwischen 28 und 38 Jahren ist es die Regel.

Typische Probleme

• Kompetenzverlust: Wenn mehrere Schlüsselpersonen gleichzeitig abwesend sind, fehlt spezifisches Know-how.
• Vertretungsplanung: Wer übernimmt welche Aufgaben für 12, 18 oder 36 Monate?
• Wiedereingliederung: Rückkehrende müssen in veränderte Teams, neue Prozesse und ggf. angepasste Rollen integriert werden.
• Elternteilzeit-Koordination: Wenn mehrere Mitarbeitende in Teilzeit zurückkehren, müssen die Arbeitszeiten so koordiniert werden, dass Aufgaben weiterhin abgedeckt sind.

Strategien für HR-Teams

Frühzeitige Planung: Sobald eine Schwangerschaft bekannt wird, sollte HR gemeinsam mit der Führungskraft die Elterngeldplanung beginnen. Das ist sensibel, aber notwendig.

Wissenssicherung: Vor dem Antritt der Elternzeit sollten kritisches Wissen, laufende Projekte und wichtige Kontakte dokumentiert werden – ähnlich wie bei einem Sabbatical.

Vertretungskonzept entwickeln: Für längere Elternzeiten (>6 Monate) empfiehlt sich eine befristete Neueinstellung oder der Einsatz einer Zeitarbeitskraft als Elternzeitvertretung.

Kontakt während der Elternzeit: Mitarbeitende müssen während der Elternzeit nicht erreichbar sein – aber viele möchten informell auf dem Laufenden bleiben. Klären Sie, wie viel Kontakt beide Seiten sich wünschen.

Rückkehrgespräch planen: Mindestens 6 Wochen vor dem geplanten Rückkehrdatum sollte ein Gespräch geführt werden: Welche Rolle, welcher Umfang, welche Rahmenbedingungen?

Elternzeit in der Abwesenheitsverwaltung abbilden

Elternzeit unterscheidet sich von anderen Abwesenheiten in wichtigen Punkten:

• Sie dauert Monate bis Jahre.
• Sie kann in mehreren Abschnitten genommen werden.
• Sie kann mit Teilzeitarbeit kombiniert werden.
• Sie kann beide Elternteile gleichzeitig betreffen.

Gute Abwesenheitssysteme unterstützen Elternzeit als eigene Abwesenheitsart, mit spezifischen Funktionen:

• Langzeitplanung: Elternzeiten von bis zu 3 Jahren im Voraus planen und sichtbar machen.
• Urlaubsanspruch während Elternzeit: Berechnung des anteiligen Urlaubsanspruchs (der Urlaubsanspruch reduziert sich um 1/12 pro Elternzeitmonat – nur für Betriebe, die dies vereinbaren).
• Wiedereingliederung: Rückkehrdatum planen und im Teamkalender sichtbar machen.
• Teilzeit-Modellierung: Elternteilzeit mit reduzierten Wochenstunden abbilden.

Manuelle Lösungen (Excel, Papier) stoßen bei Elternzeit-Konstellationen schnell an Grenzen.

Häufige rechtliche Fallstricke

Fallstrick 1: Urlaubsabgeltung bei Elternzeit
Urlaub, der während der Elternzeit nicht genommen werden kann, verfällt nicht automatisch. Er muss nach Rückkehr genommen oder bei Ausscheiden abgegolten werden. HR-Teams sollten das aktiv im Blick behalten.

Fallstrick 2: Arbeitgeber kann die Übertragung von 24 Monaten ablehnen
Die Übertragung von bis zu 24 Monaten auf die Zeit nach dem 3. Geburtstag bedarf der Zustimmung des Arbeitgebers (§ 16 Abs. 1 BEEG). Dringende betriebliche Gründe können die Ablehnung rechtfertigen – aber Vorsicht: Die Hürde ist hoch.

Fallstrick 3: Gleichzeitige Elternzeit zweier Mitarbeitender im selben Betrieb
Wenn beide Elternteile im selben Unternehmen arbeiten, haben beide einen Anspruch auf Elternzeit. Der Arbeitgeber kann die gleichzeitige Inanspruchnahme nicht verbieten.

Fallstrick 4: Zu späte Ankündigung
Wenn die 7-Wochen-Frist nicht eingehalten wird, kann der Arbeitgeber die Elternzeit auf den nächstmöglichen Zeitpunkt verschieben. Informieren Sie Mitarbeitende frühzeitig über diese Pflicht.

Kommunikationsempfehlungen für HR

Ein oft vernachlässigter Aspekt ist die interne Kommunikation:

• Im Team: Das Team erfährt (mit Zustimmung) vom bevorstehenden Elternurlaub, sodass die Übergabe geplant werden kann.
• An externe Kontakte: Kunden, Lieferanten und Partner werden rechtzeitig über die Abwesenheit und den Ansprechpartner informiert.
• An rückkehrende Mitarbeitende: Eine gute Willkommensstruktur bei der Rückkehr erhöht die Bindung erheblich.

Fazit

Elternzeit ist komplex – aber mit klaren Prozessen, frühzeitiger Planung und einer geeigneten Abwesenheitsverwaltung gut handhabbar. HR-Teams, die Elternzeit nicht als Ausnahmesituation, sondern als regelmäßigen Teil des Personalmanagements begreifen, sind besser aufgestellt und stärken die Arbeitgeberattraktivität.

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