Digitale Krankmeldung: eAU und was HR-Teams 2026 über Krankenstände wissen müssen

Die gelbe Krankmeldung auf Papier gehört in Deutschland der Vergangenheit an. Seit 2023 funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich Versicherte vollständig digital – und HR-Teams müssen den neuen Prozess sicher beherrschen. Gleichzeitig steigen Krankenstände gerade im Sommer, was Personalverantwortliche vor zusätzliche Herausforderungen stellt. Dieser Artikel gibt einen aktuellen Überblick.

Was ist die eAU und wie funktioniert sie 2026?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt seit Januar 2023 vollständig die bisherige Papierbescheinigung für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmende. Der Prozess läuft wie folgt:

So funktioniert die eAU

Schritt 1 – Arztbesuch des Arbeitnehmers:
Der Arbeitnehmer geht zum Arzt. Die Arbeitsunfähigkeit wird wie bisher festgestellt. Der Arzt übermittelt die AU-Daten elektronisch direkt an die zuständige Krankenkasse.

Schritt 2 – Der Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber:
Der Arbeitnehmer hat weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitzuteilen – also am ersten Krankheitstag, so früh wie möglich. Wann ein Arztbesuch erforderlich ist, regelt der Arbeitsvertrag (in der Regel: ab dem ersten oder dritten Krankheitstag).

Schritt 3 – Der Arbeitgeber ruft die Daten ab:
Der Arbeitgeber erhält die AU-Daten nicht automatisch. Er muss sie aktiv bei der Krankenkasse anfordern – in der Regel über die verwendete Entgeltabrechnungssoftware oder ein entsprechendes HR-System.

Schritt 4 – Krankenkasse stellt Daten bereit:
Die Krankenkasse stellt die Daten nach Übermittlung durch den Arzt bereit. In der Praxis dauert dies 1 bis 2 Werktage.

Was enthält die eAU?

Die eAU enthält folgende Informationen:

• Name und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Ausstellungsdatum
• Ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
• Ob die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arbeitsunfall verursacht wurde

Keine Information über die Diagnose oder die Art der Erkrankung – der Arbeitgeber hat kein Recht darauf.

Was ändert sich 2026 für HR-Teams?

Der grundlegende Prozess der eAU ist seit 2023 stabil. Was sich 2026 ändert oder wo es noch offene Fragen gibt:

Privatversicherte bleiben außen vor

Die eAU gilt nur für gesetzlich Versicherte. Für Privatversicherte (und Beamte) besteht weiterhin die Pflicht, eine Papierbescheinigung einzureichen. HR-Systeme müssen beide Prozesse unterstützen.

Technische Herausforderungen in der Praxis

Einige HR-Abteilungen berichten, dass der Datenabruf nicht immer reibungslos funktioniert:

• Übertragungsfehler bei bestimmten Krankenkassen
• Verzögerungen von mehr als 2 Werktagen in Einzelfällen
• Datenabrufe schlagen fehl, wenn der Arbeitnehmer die Krankenkasse nicht korrekt beim Arbeitgeber hinterlegt hat

Empfehlung: Stellen Sie sicher, dass Sie für alle Mitarbeitenden die aktuelle Krankenkasse in der Entgeltabrechnung hinterlegt haben. Prüfen Sie das bei der Einstellung und nach jedem Kassenwechsel.

Fristwahrung bei der Entgeltfortzahlung

Die eAU ändert nichts an der Pflicht zur Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG). Der Arbeitgeber zahlt für bis zu 6 Wochen weiter. Danach übernimmt die Krankenkasse das Krankengeld. Ein sauber funktionierender eAU-Prozess ist Voraussetzung dafür, dass die Krankenkassen-Erstattung für Überschneidungen (Arbeitgebererstattungsverfahren – AAG) korrekt abgerechnet wird.

Meldepflichten und Nachweispflichten

Ein häufiges Missverständnis: Auch wenn der Arbeitgeber die AU-Daten elektronisch abruft, ändert sich nichts an den Meldepflichten des Arbeitnehmers.

Was Arbeitnehmer weiterhin tun müssen

• Unverzügliche Meldung am ersten Krankheitstag – telefonisch, per App, per SMS: je nach betrieblicher Regelung.
• Arztbesuch (je nach Betriebsvereinbarung ab dem ersten oder dritten Tag).
• Verlängerungsmeldung bei Fortdauer der Krankheit vor Ablauf der ursprünglichen AU.

Tipp für HR: Überprüfen Sie Ihre Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen: Fordern diese noch eine physische Bescheinigung? Das muss angepasst werden.

Nachweispflichten des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber muss die Krankenstände dokumentieren:

• Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit
• Datum des Datenabrufs
• Status der Entgeltfortzahlung (Tage, Beginn/Ende des Anspruchs)

Diese Dokumentation ist Grundlage für die Lohnabrechnung und eventuelle Erstattungsansprüche.

Krankenstand im Sommer: Besonderheiten und Prävention

Dass Krankenstände im Sommer steigen, klingt kontraintuitiv – ist aber statistisch belegt. Gründe:

• Erkältungswellen: Zugluft durch Klimaanlagen, Temperaturschwankungen zwischen innen und außen.
• Erschöpfung vor dem Urlaub: Mitarbeitende, die Urlaub nicht genehmigt bekommen haben, werden krank.
• Burnout und Überlastung: Wer in der Urlaubszeit seiner Kolleginnen und Kollegen dauerhaft Mehrarbeit leistet, zeigt häufiger Erschöpfungssymptome.
• Missbrauchsrisiko: Leider gibt es auch Fälle, in denen die Krankschreibung als „Urlaubsersatz" genutzt wird.

Umgang mit Missbrauch: Was Arbeitgeber dürfen und nicht dürfen

Das Thema Missbrauch ist sensibel. Der Arbeitgeber hat keine Möglichkeit und kein Recht, die Diagnose zu erfragen. Gleichzeitig gibt es Instrumentarien:

Zulässige Maßnahmen

Frühzeitige Vorlage anordnen: Per Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung kann der Arbeitgeber verlangen, dass bereits ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt wird. Das ist rechtlich zulässig und wirkt präventiv.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Ab 6 Wochen Krankheit innerhalb von 12 Monaten ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein BEM-Gespräch anzubieten. Das ist keine Maßnahme gegen Missbrauch, sondern zur Wiedereingliederung.

Krankenrückkehrgespräche: Ein strukturiertes Gespräch nach jeder Krankmeldung – nicht als Verhör, sondern als Fürsorge. Häufig werden dabei betriebliche Belastungen sichtbar, die adressiert werden können.

Medizinischer Dienst: Bei konkreten begründeten Zweifeln kann der Arbeitgeber über die Krankenkasse eine Prüfung durch den Medizinischen Dienst beantragen.

Nicht zulässige Maßnahmen

• Arbeitnehmer wegen Krankheit benachteiligen oder disziplinieren (Gebot der Gleichbehandlung)
• Diagnosen erfragen
• Mitarbeitende während der Krankheit kontaktieren, um Arbeit zuzuweisen
• Urlaub stornieren, weil jemand krank geworden ist (Urlaub ist kein Krankenstand-Ersatz)

Krankenstandsanalyse als HR-Instrument

Eine strukturierte Auswertung der Krankenstände gibt wichtige Hinweise auf strukturelle Probleme:

• Häufen sich kurze Abwesenheiten (1–3 Tage) bei bestimmten Teams oder Personen? Das kann auf Unzufriedenheit hindeuten.
• Gibt es saisonale Muster (z. B. immer montags, immer vor dem Urlaub)?
• Korrelieren hohe Krankenstände mit bestimmten Projekten oder Führungskräften?

Solche Analysen sind keine Überwachung, sondern Führungsinstrument.

Fazit

Die eAU hat die Krankmeldung in Deutschland grundlegend digitalisiert. HR-Teams, die den neuen Prozess sicher beherrschen, sparen Zeit und vermeiden Fehler in der Entgeltabrechnung. Gleichzeitig bleibt der Sommer eine Herausforderung für das Abwesenheitsmanagement – eine gute Urlaubsplanung und ein wertschätzender Umgang mit Mitarbeitenden sind die beste Prävention gegen unnötige Krankmeldungen.

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