Betriebsausflug 2026: Rechtliches, Planung und HR-Checkliste für Teams

Der Sommer ist die klassische Saison für Betriebsausflüge. Gemeinsam grillen, klettern, kanufahren oder ein Escape-Room-Abend – solche Events stärken den Zusammenhalt und sind ein wichtiger Baustein für Unternehmenskultur. Aber hinter dem Spaß steckt für HR-Teams einiges an Planung und rechtlicher Sorgfalt. Dieser Artikel gibt einen vollständigen Überblick.

Was ist ein Betriebsausflug rechtlich gesehen?

Ein Betriebsausflug ist eine vom Arbeitgeber organisierte Gemeinschaftsveranstaltung, die der Förderung des Betriebsklimas und der Mitarbeiterzufriedenheit dient. Das klingt harmlos – hat aber arbeitsrechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Implikationen.

Freiwilligkeit als Grundprinzip

Ein Betriebsausflug ist freiwillig. Mitarbeitende können nicht verpflichtet werden teilzunehmen. Wer nicht kommt, darf keine Nachteile erleiden – weder bei der Beurteilung noch beim Gehalt.

Wenn ein Betriebsausflug als verpflichtend organisiert wird (z. B. im Rahmen einer Teamklausur mit Pflichtcharakter), handelt es sich um Arbeitszeit, die entsprechend vergütet werden muss.

Betrieblicher Charakter – was bedeutet das?

Damit ein Event steuerlich als Betriebsveranstaltung anerkannt wird, muss es:

• Von der betrieblichen Zielsetzung (Teambuilding, Motivation, Unternehmenskultur) geprägt sein
• Grundsätzlich allen Mitarbeitenden offenstehen (nicht nur ausgewählten Gruppen)
• Organisiert und (ganz oder teilweise) finanziert vom Arbeitgeber sein

Eine reine Führungskräftefeier erfüllt diese Voraussetzungen nicht.

Steuerliche Behandlung: Die 110-Euro-Grenze

Das für viele HR-Teams relevanteste Thema ist die steuerliche Behandlung.

Die Freigrenze von 110 Euro

Gemäß § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG sind Zuwendungen des Arbeitgebers bei einer Betriebsveranstaltung steuerfrei, wenn der Gesamtaufwand je Veranstaltung und Arbeitnehmer 110 Euro (brutto) nicht übersteigt.

Wichtig: Es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Wenn der Aufwand 110,01 Euro beträgt, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig – nicht nur der Anteil über 110 Euro.

Was zählt zum Aufwand?

In die Berechnung fließen alle Kosten, die dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden können:

• Essen und Getränke
• Unterhaltung (Musik, Aktivitäten)
• Fahrtkosten (sofern vom Arbeitgeber übernommen)
• Raummiete, Ausstattung
• Übernachtungskosten (bei mehrtägigen Events)

Nicht einzurechnen sind:

• Kosten für begleitende Familienangehörige (diese sind separate Zuwendungen)
• Kosten, die auf „No-Shows" entfallen

Berechnung pro Kopf

Der Gesamtaufwand wird durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Mitarbeitenden geteilt – nicht durch die Gesamtzahl der Eingeladenen.

Beispiel:
Betriebsausflug: Gesamtkosten 3.200 Euro. Eingeladen: 30 Mitarbeitende. Anwesend: 25 Mitarbeitende.
Pro-Kopf-Aufwand: 3.200 / 25 = 128 Euro → Freigrenze überschritten → steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Was tun, wenn die Grenze überschritten wird?

Der übersteigende Betrag wird als geldwerter Vorteil behandelt. Der Arbeitgeber kann:

• Den Betrag dem Arbeitnehmer als Arbeitslohn zurechen (der Arbeitnehmer zahlt Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge)
• Den Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG) – das entlastet den Arbeitnehmer

Die pauschale Versteuerung ist in der Praxis die bevorzugte Lösung, da sie für den Arbeitnehmer keine direkten Abzüge bedeutet.

Zweimal pro Jahr steuerfrei

Die 110-Euro-Freigrenze gilt je Veranstaltung. Findet eine zweite Betriebsveranstaltung (z. B. Weihnachtsfeier) statt, gilt die Freigrenze erneut. Bei einer dritten Veranstaltung im Jahr ist die Freigrenze für diese verbraucht – ab der dritten Veranstaltung wird die erste steuerpflichtig (die günstigste Veranstaltung wird zuerst angerechnet).

Arbeitszeit und Betriebsausflug

Wann zählt ein Betriebsausflug als Arbeitszeit?

Situation	Arbeitszeit?
Freiwilliger Betriebsausflug während der Arbeitszeit	Ja
Freiwilliger Betriebsausflug außerhalb der Arbeitszeit (Abend, Wochenende)	Nein (aber ggf. Freizeitausgleich oder Mehrarbeit prüfen)
Verpflichtende Teamklausur mit betrieblichem Inhalt	Ja

Wichtig für die Zeiterfassung: Finden Betriebsausflüge während regulärer Arbeitszeit statt, müssen sie in der Zeiterfassung entsprechend abgebildet sein – nicht als Urlaubstag, nicht als Abwesenheit, sondern als besonderer Arbeitstag.

Was tun, wenn Mitarbeitende nicht teilnehmen?

Mitarbeitende, die am freiwilligen Betriebsausflug nicht teilnehmen, haben in der Regel keinen Anspruch auf Freistellung für diesen Tag. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf bezahlte Freizeit als Ausgleich für die Nichtteilnahme.

Ausnahme: Wenn der Betriebsausflug auf einen Arbeitstag fällt und alle anderen Mitarbeitenden faktisch frei haben, sollte die nicht teilnehmende Person nicht alleine im Büro zur Arbeit erscheinen müssen – hier empfiehlt sich eine pragmatische Einzelfalllösung.

Unfallversicherung: Wer ist abgesichert?

Ein oft unterschätztes Thema: Unfälle beim Betriebsausflug. Grundsätzlich gilt:

• Unfälle auf dem Weg zum und vom Betriebsausflug sowie während des Ausflugs sind als Arbeitsunfälle versichert – unter der Voraussetzung, dass die Veranstaltung betrieblichen Charakter hat.
• Abweichungen vom offiziellen Programm (z. B. ein Abstecher in eine Bar nach dem offiziellen Ende) sind nicht mehr versichert.
• Die Betriebshaftpflichtversicherung des Arbeitgebers deckt in der Regel Schäden Dritter – aber prüfen Sie den Versicherungsschutz im Voraus.

Betriebsrat und Mitbestimmung

Existiert ein Betriebsrat, hat er ein Mitspracherecht bei der Planung von Betriebsveranstaltungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 BetrVG (Ausgestaltung des Urlaubs- und Freizeitbereichs). In der Praxis bedeutet das: Involvieren Sie den Betriebsrat frühzeitig in die Planungen.

HR-Checkliste: Betriebsausflug 2026

Vor dem Ausflug

• Termin und Format festgelegt (Datum, Programm, Ort)
• Budget definiert und 110-Euro-Grenze einkalkuliert
• Einladung an alle Mitarbeitende (Freiwilligkeit betonen!)
• Anmeldung/Rückmeldung der Teilnehmenden erfasst
• Besondere Bedürfnisse abgefragt (Ernährungseinschränkungen, Mobilitätseinschränkungen)
• Betriebsrat informiert / eingebunden (sofern vorhanden)
• Unfallversicherungsschutz geprüft
• Zeiterfassungsregelung für den Tag festgelegt
• Abwesenheitsregelung für nicht Teilnehmende geklärt

Nach dem Ausflug

• Tatsächliche Teilnehmerzahl und Gesamtkosten dokumentiert
• Pro-Kopf-Aufwand berechnet und mit 110-Euro-Grenze abgeglichen
• Ggf. pauschale Versteuerung durchgeführt
• Belege für steuerlichen Nachweis aufbewahrt
• Zeiterfassung für den Tag korrekt abgebildet

Fazit

Ein Betriebsausflug ist ein wertvolles Instrument der Mitarbeiterbindung und Unternehmenskultur. Mit der richtigen Vorbereitung ist er auch für HR-Teams kein Stress: Klare Budgetplanung, Einhaltung der steuerlichen Freigrenzen, korrekte Zeiterfassung und Berücksichtigung der rechtlichen Grundlagen machen den Ausflug zu einem Erfolg – für alle Beteiligten.

---

Betriebsausflüge und Sonderabwesenheiten einfach erfassen? TodayOff ermöglicht es, alle Abwesenheitsarten – inklusive betrieblicher Sonderveranstaltungen – übersichtlich zu verwalten und korrekt zu dokumentieren. Jetzt kostenlos testen →